III – autencidade: credibilidade de documento libre de adulteração;
IV – captura de documento: incorporação de documento nato-original ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VI – documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado pro sistemas de informação específicos;
VII – integralidade: propriedade do documento completo e inalterado;
VIII – legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
IX – preservação digital: conjunto de ações gerencias e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas á proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
X – processo eletrônico: sucessão de atos registrado e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
XI – processo hibrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão;
Art.3º São objetivos do Programa Valparaíso Digital:
I – produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e sempre que possível, de forma padronizada;
II – possibilitar maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
III – assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integralidade, da disponibilidade e da legalidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IV – assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.
Art.4º As correspondências/gestão de documentos de trâmite exclusivamente interno, dentro das Secretarias do Município, serão protocoladas pelo requerente de forma eletrônica, no sistema de software de PROTOCOLO/PROCESSO DIGITAL ou, caso este esteja indisponível, de forma eletrônica similar (e-mail) ou presencial na Secretaria competente, mediante exposição de motivos e juntada de documentos que o fundamentem.
Art.5º A finalidade de cada correspondência eletrônica é formalizar a gestão de documentos internos e/ou externos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:
I – solicitar execução de atividades;
II – solicitar compras;
III – agendar reuniões;
IV – solicitar informações;
V – encaminhar documentos;
VI – solicitar providencias rotineiras;
VII – solicitar pareceres;
VIII – outros assuntos considerados de mero expediente.
Art.6º Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, receberão obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passarão a circular dentro dos setores competentes.
Art.7º Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:
I – fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;
II – impressão do documento, na forma da legislação que a exigir;
III – juntar a processo administrativo, quando o assunto exigir a juntada do documento físico.
Parágrafo Único - A exceção prevista no inciso III deste artigo ficará sob a responsabilidade do agente que juntou o documento no processo administrativo.
Art.8º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e das demais normas aplicáveis.
Art.9º A autoria, a autenticidade e a integralidade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, instituída pela medida Provisória nº 2.220-2, de 24 de agosto de 2001, assim como pelo uso de assinatura eletrônica, nos termos da Lei 14.063, de 23 de setembro de 2020, preservadas as hipóteses legais de anonimato.
§1º O disposto no
caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio licito de comprovação da autoria, autenticidade e integralidade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§2º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
Art.10 Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão observar os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§2º Na hipótese prevista no §1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos dos primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão cesso na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital disponibilizado pelo órgão da Administração Pública detentor do documento.
Art.11 Sem prejuízo de interações em que se admite o anonimato, os níveis mínimos para as assinaturas em interações eletrônicas com a Administração Municipal, são:
I -
assinatura simples: admitida para as hipóteses cujo conteúdo da interação não envolva informações protegidas por grau de sigilo e não ofereça risco direto de dano a bens, serviços e interesses do ente público, incluídos:
a) a solicitação de agendamentos, atendimentos, anuências, autorizações e licenças para a prática de ato ou exercício de atividade;
b) a realização de autenticação ou solicitação de acesso a sítio eletrônico oficial que contenha informações de interesse particular, coletivo ou geral, mesmo que tais informações não sejam disponibilizadas publicamente;
c) o envio de documentos digitais ou digitalizados e o recebimento de número de protocolo decorrente da ação;
d) a participação em pesquisa pública; e
II -
assinatura eletrônica avançada: admitida para as hipóteses previstas no inciso I e nas hipóteses de interação com o ente público que, considerada a natureza da relação jurídica, exijam maior garantia quanto à autoria, incluídos:
a) as interações eletrônicas entre pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito privado e os entes públicos que envolvam informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo;
b) os requerimentos de particulares e as decisões administrativas;
c) a manifestação de vontade para a celebração de contratos, convênios, acordos, termos e outros instrumentos sinalagmáticos bilaterais ou plurilaterais congêneres;
d) os atos relacionados a auto cadastro, como usuário particular ou como agente público, para o exercício de atribuições, em sistema informatizado de processo administrativo eletrônico ou de serviços;
e) as decisões administrativas referentes à concessão de benefícios assistenciais, trabalhistas e tributários que envolvam dispêndio direto ou renúncia de receita pela administração pública;
f) as declarações prestadas em virtude de lei que constituam reconhecimento de fatos e assunção de obrigações;
g) o envio de documentos digitais ou digitalizados em atendimento a procedimentos administrativos ou medidas de fiscalização; e
h) a apresentação de defesa e interposição de recursos administrativos; e
III -
assinatura eletrônica qualificada: aceita em qualquer interação eletrônica com entes públicos e obrigatória para:
a) os atos assinados pelo Chefe do Executivo e Secretários Municipais; e
b) as demais hipóteses previstas em lei.
§1º A autoridade máxima do órgão ou da entidade poderá estabelecer o uso de assinatura eletrônica em nível superior ao mínimo exigido no
caput, caso as especificidades da interação eletrônica em questão o exijam.
§2º A exigência de níveis mínimos de assinatura eletrônica não poderá ser invocada como fundamento para a não aceitação de assinaturas realizadas presencialmente ou derivadas de procedimentos presenciais para a identificação do interessado.
§3º A assinatura simples de que trata o inciso I do
caput será admitida para interações eletrônicas em sistemas informatizados de processo administrativo ou de atendimento a serviços públicos, por parte de agente público, exceto nas hipóteses em que se exigir assinatura eletrônica qualificada.
Art.12 A Administração Municipal adotará mecanismos para prover aos usuários a capacidade de utilizar assinaturas eletrônicas para as interações com entes públicos, respeitados os seguintes critérios:
I - para a utilização de assinatura simples, o usuário poderá fazer seu cadastro pela internet, mediante auto declaração validada em bases de dados governamentais;
II - para a utilização de assinatura avançada, o usuário deverá realizar o cadastro com garantia de identidade a partir de validador de acesso digital, incluída a:
a) validação biográfica e documental, presencial ou remota, conferida por agente público; ou
b) validação biométrica conferida em base de dados governamental; ou
c) validação biométrica, biográfica ou documental, presencial ou remota, conferida por validador de acesso digital que demonstre elevado grau de segurança em seus processos de identificação; e
III - para utilização de assinatura qualificada, o usuário utilizará certificado digital, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Art.13 Qualquer documento digital ou digitalizado inserido nos processos de comunicação e assinados digitalmente terão sua validade atestada pelas determinações deste Decreto.
Art.14 O envio e recebimento dos documentos eletrônicos será feito exclusivamente pelo sistema adotado pelo Município.
Art.15 O titular do órgão terá acesso a caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:
I – manter em sigilo e senha de acesso ao sistema;
II – delegar acesso a outros servidores públicos á caixa de mensagens da unidade;
III – efetuar log-off, sempre que ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido;
IV – Comunicar o superior hierárquio sobre a utilização indevida da caixa da unidade;
V- zelar:
a) pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) pela leitura dos documentos recebidos;
d) pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via documento eletrônico.
Art.16 A empresa contratada para o fornecimento de solução tecnológica cabe o desenvolvimento, a implantação o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o Programa Valparaíso Digital, bem como a orientação ás áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos da Administração Pública, para utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
Parágrafo Único - Fica a empresa contratada responsável pelo treinamento e disponibilização de vídeos tutoriais para treinamento dos servidores.
Art.17 Fica Instituída a Comissão do Programa Valparaíso Digital com as seguintes atribuições:
I – propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
II – assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização continua do ambiente digital de gestão documental;
III – controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
IV – fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implementação e manutenção do Programa;
V – promover a articulação a alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa, em conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;
VI – analisar propostas apresentadas por órgãos da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitido parecer técnico conclusivo;
VII – disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
VIII – manifestar-se , quando provocado, sobre hipóteses não disponibilizadas neste decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental.
Art.18 A Comissão do Programa Valparaíso Digital será integrada por representante e designados pelo Chefe do Poder Excetivo, na seguinte conformidade:
I – um representante da Secretaria de Administração
II – um representante da Secretaria de Negócios Juridicos
III – um representante do Gabinete do Prefeito.
§1º A comissão do Programa Valparaíso Digital poderá convidar especialistas de órgão e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem, contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos especificos.
§2º A participação na Comissão do Programa Valparaíso Digital, de que trata este artigo, não será remunerada, mas considerada serviço público relevante.
Art.19 Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por este Decreto.
Art.20 A Secretaria de Administração deverá dar todo suporte financeiro e de gestão ao Departamento de Tecnologia da Informação- TI, reestruturando-o, inclusive criando uma ficha financeira especifica para o respectivo Departamento de Tecnologia da Informação, para que em parceria com as demais Secretarias e Departamentos, coordene os estudos para a ampliação dos serviços digitais públicos.
Art.21 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, gerando seus efeitos a partir de 1º de janeiro de 2024.
MUNICÍPIO DE VALPARAISO, 19 DE DEZEMBRO DE 2023.
CARLOS ALEXANDRE PEREIRA
Prefeito
AFIXADO NO EXPEDIENTE DA PREFEITURA MUNICIPAL DE VALPARAÍSO e registrado na Secretaria de Administração da Prefeitura, aos 19 de dezembro de 2023, por mim,
